KVKK Kapsamında Çalışan CV’leri Kaç Yıl Saklanabilir? (İK Uzmanları İçin Ayrıntılı Saklama ve İmha Rehberi – 2026)
İnsan Kaynakları süreçlerinde CV saklama süresi, KVKK kapsamında en çok ihlal tespit edilen alanlardan biridir.
Özellikle “ileride lazım olur” yaklaşımı, uygulamada yüksek risk doğurur ve denetimlerde savunulabilir değildir.
Bu rehber; işe alınan ve alınmayan adayların CV’leri için hukuki dayanakları, makul saklama sürelerini,
imha yükümlülüklerini ve İK departmanı için uygulanabilir kontrol adımlarını tek bir çerçevede sunar.
amaç, hukuki dayanak, ispat ihtiyacı ve ölçülülük kriterlerine göre belirlenir.
1️⃣ CV’ler KVKK Kapsamında Kişisel Veri midir?
Evet. Bir CV’de yer alan ad-soyad, iletişim bilgileri, eğitim/iş geçmişi, referanslar, fotoğraf vb. unsurlar
kişisel veri niteliğindedir. Bazı durumlarda CV’de yer alan bilgi seti, dolaylı biçimde
özel nitelikli kişisel veriye (ör. sağlık bilgisi, biyometrik veri, hassas içerik) temas edebilir.
Bu nedenle CV’lerin toplanması, saklanması, sınıflandırılması, e-posta ile iletilmesi, ATS/CRM/HR yazılımlarına aktarılması gibi tüm işlemler
KVKK kapsamında veri işleme olarak değerlendirilir.
2️⃣ CV’ler Hangi Hukuki Sebeple İşlenir?
İK süreçlerinde CV işleme faaliyetleri çoğunlukla aşağıdaki hukuki sebeplere dayanır:
- Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m.5/2-c)
- Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f)
rızanın “özgür iradeye dayanmadığı” veya “belirli/süreli olmadığı” gerekçesiyle geçersiz sayılma riskini artırabilir.
3️⃣ Temel Ayrım: İşe Alınan mı, Alınmayan Aday mı?
CV saklama süresi bu ayrım yapılmadan doğru belirlenemez. Çünkü veri işleme amacı ve hukuki dayanak,
adayın işe alınıp alınmamasına göre değişir.
4️⃣ İşe Alınmayan Adayların CV’leri Kaç Yıl Saklanabilir?
🔴 Kural (Net): Amaç Ortadan Kalkınca Saklama Biter
İşe alınmayan aday açısından işe alım süreci tamamlandığında, CV’yi işleme amacı ortadan kalkar.
Bu noktadan sonra “sınırsız arşiv” yaklaşımı ölçülülük ve süreyle sınırlılık ilkeleriyle bağdaşmaz.
✅ Uygulamada Makul Görülen Süre
Uygulamada, olası uyuşmazlıklara karşı savunma ve sürecin kapanışının ispatı amacıyla;
maksimum 6 ay – 1 yıl aralığı çoğu senaryoda “makul” tolere edilebilen bir çerçeve olarak kurgulanır.
“İleride lazım olur” gerekçesi tek başına geçerli sayılmaz.
❓ “İleride Açılabilecek Pozisyonlar İçin Saklayabilir miyiz?”
Otomatik olarak hayır. “CV havuzu” mantığıyla uzun süre saklama ancak ayrı bir açık rıza ile mümkündür.
Bu açık rıza:
- Belirli olmalı (CV havuzu amacı net)
- Süreli olmalı (örn. 12 ay)
- Geri alınabilir olmalı (kolay yöntemle)
Ayrıca açık rıza verilmemesi, adayın işe alım sürecine olumsuz etki edecek şekilde kurgulanmamalıdır.
5️⃣ İşe Alınan Adayların CV’leri Kaç Yıl Saklanabilir?
İşe alınan adayın CV’si artık İK sürecinin “aday verisi” olmaktan çıkar; çoğu durumda çalışan özlük dosyasının
bir parçası haline gelir. Bu durumda saklama kurgusu iş ilişkisinin gereklerine göre yapılır.
| Veri / Belge | Saklama Süresi | Gerekçe (Pratik) |
|---|---|---|
| CV / Özgeçmiş (işe alınan) | İş ilişkisi süresince | İK süreçleri, görev uyumu, kariyer planlama, özlük bütünlüğü |
| CV / Özgeçmiş (işten ayrılış sonrası) | Genellikle 10 yıl | Uyuşmazlıklar, ispat ihtiyacı, zamanaşımı ve denetim riskleri |
gerekçelendirilerek uygulanmalıdır. Saklama süresi, şirketin Saklama & İmha Politikası ile tutarlı olmalıdır.
6️⃣ Süre Dolunca Ne Yapılmalı? (İmha Zorunluluğu)
KVKK açısından “saklamamak” yetmez; süre dolduğunda imha
- Dijital CV’ler: kalıcı silme / güvenli silme / overwrite
- Fiziksel CV’ler: parçalama / öğütme / imha tutanağı
- E-posta kutuları: manuel + otomatik temizlik kuralları (etiketleme, retention rule)
fiziksel imhada imha tutanağı ile ispatlanabilir olmalıdır.
7️⃣ İK Departmanları İçin Kritik Riskler (Kurul’un Ceza Kestiği Noktalar)
- İşe alınmayan aday CV’lerini yıllarca saklamak
- Açık rıza olmadan “CV havuzu” oluşturmak
- Aydınlatma metni olmadan CV toplamak (kariyer sayfası, e-posta, form vb.)
- E-posta kutularında sınırsız CV tutmak
- Saklama–imha politikası bulunmaması / uygulanmaması
8️⃣ İK İçin Net Yol Haritası (Pratik Uygulama)
- Politika: CV saklama sürelerini yazılı “Saklama & İmha” kurgusuna bağlayın.
- Ayrım: İşe alınan / alınmayan aday süreçlerini ayrılaştırın.
- Takvim: İşe alınmayan aday CV’lerini en geç 1 yıl içinde silme kuralı oluşturun.
- CV havuzu: Havuz tutulacaksa ayrı, süreli ve geri alınabilir açık rıza alın.
- İspat: Silme işlemlerini loglayın, fiziksel imhayı tutanaklayın.
- Eğitim: İK ekibini ve işe alımda rol alan yöneticileri KVKK prosedürlerine göre bilgilendirin.
9️⃣ Kısa Özet (İK İçin Akılda Kalıcı)
- İşe alınmayan CV: kısa süre + silme (genelde 6–12 ay)
- İşe alınan CV: özlük dosyası + iş ilişkisi + işten ayrılış sonrası (çoğu senaryoda) 10 yıl
- Açık rıza yoksa: “CV havuzu” yok
- Süre dolduysa: imha şart
✅ Son Söz (Uzman Görüşü)
CV’ler İK için operasyonel bir veri gibi görünse de KVKK açısından yüksek riskli kişisel veri grubundadır.
Denetimlerde en kolay tespit edilen ihlallerden biri “eski aday CV arşivi”dir.
“İleride lazım olur” gerekçesi, KVKK’da geçerli bir hukuki dayanak değildir.
Bu nedenle CV saklama ve imha süreçlerinin politika + teknik altyapı + ispat dokümantasyonu ile birlikte kurgulanması gerekir.
İK için CV Saklama-İmha Politikası & CV Havuzu Metin Desteği Alın
