⏱️ Okuma süresi: 11 dk · 📁 Kategori: KVKK, Dijital Uyum ve Veri Güvenliği

VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır? Adım Adım Başvuru Süreci

VERBİS kaydı, KVKK kapsamında kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumlularının kişisel veri işleme faaliyetlerini
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi üzerinden beyan etmesi sürecidir.
Ancak VERBİS kaydı yalnızca sisteme girip form doldurmaktan ibaret değildir.

Doğru bir VERBİS başvurusu için önce şirketin veri işleme envanteri hazırlanmalı,
veri kategorileri, işleme amaçları, alıcı grupları, saklama süreleri ve teknik/idari tedbirler netleştirilmelidir.

VERBİS Kaydı Öncesi Ne Hazırlanmalı?

VERBİS’e kayıt olmadan önce şirketin kişisel veri işleme yapısı netleştirilmelidir.
Hazırlık yapılmadan girilen bilgiler eksik, hatalı veya şirketin gerçek veri işleme faaliyetleriyle uyumsuz olabilir.

• Veri işleme envanteri
• Kişisel veri kategorileri
• İşleme amaçları
• Alıcı ve alıcı grupları
• Saklama süreleri
• Yurt içi / yurt dışı aktarım bilgileri
• Teknik ve idari tedbirler
• Aydınlatma metinleri
• Saklama ve imha politikası

Adım Adım VERBİS Kayıt Süreci

1️⃣ VERBİS Yükümlülük Analizi Yapılır

İlk adım, şirketin gerçekten VERBİS’e kayıt olmak zorunda olup olmadığının belirlenmesidir.
Bunun için çalışan sayısı, mali bilanço toplamı, ana faaliyet konusu ve özel nitelikli kişisel veri işleme durumu birlikte değerlendirilir.

• Yıllık çalışan sayısı 50’den fazla mı?
• Yıllık mali bilanço toplamı ilgili eşiği aşıyor mu?
• Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme mi?
• Yurt dışında yerleşik veri sorumlusu durumu var mı?
• Kurul istisnaları kapsamında özel bir durum var mı?

2️⃣ Veri İşleme Envanteri Hazırlanır

VERBİS kaydının temelini veri işleme envanteri oluşturur.
Envanter, şirketin hangi kişisel verileri hangi amaçlarla işlediğini gösteren ana dokümandır.

Bu aşamada insan kaynakları, muhasebe, satış, pazarlama, e-ticaret, müşteri hizmetleri, bilgi işlem ve hukuk süreçleri ayrı ayrı incelenmelidir.

3️⃣ VERBİS Sisteminde Başvuru Kullanıcısı Oluşturulur

Veri sorumlusu adına işlem yapacak kişi sistemde başvuru kullanıcısı olarak tanımlanır.
Bu kişi şirket adına VERBİS başvurusunu yürütecek yetkili kullanıcıdır.

Başvuru kullanıcısı oluşturulurken şirket bilgileri, iletişim bilgileri ve yetkili kişi bilgileri doğru girilmelidir.

4️⃣ Veri Sorumlusu Bilgileri Girilir

Bu aşamada veri sorumlusuna ait temel bilgiler sisteme işlenir.

• Unvan
• Vergi kimlik numarası
• Adres
• İletişim bilgileri
• Faaliyet konusu
• Yetkili kişi bilgileri

5️⃣ Kişisel Veri Kategorileri Beyan Edilir

Şirketin işlediği kişisel veri kategorileri VERBİS sisteminde beyan edilir.
Bu kategoriler, veri işleme envanteriyle uyumlu olmalıdır.

• Kimlik bilgileri
• İletişim bilgileri
• Finans bilgileri
• Özlük bilgileri
• Müşteri işlem bilgileri
• İşlem güvenliği bilgileri
• Görsel ve işitsel kayıtlar
• Özel nitelikli kişisel veriler

6️⃣ İşleme Amaçları ve Alıcı Grupları Girilir

Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği ve kimlere aktarıldığı VERBİS kaydının en önemli bölümlerindendir.

• Çalışan süreçlerinin yürütülmesi
• Müşteri ilişkilerinin yönetilmesi
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
• Finans ve muhasebe işlemleri
• Pazarlama faaliyetleri
• Bilgi güvenliği süreçleri
• Yetkili kamu kurumlarına bildirim

7️⃣ Saklama Süreleri ve İmha Süreci Belirtilir

VERBİS kaydında kişisel verilerin ne kadar süre saklandığı da belirtilmelidir.
Saklama süreleri rastgele belirlenmemeli; mevzuat, sözleşme ilişkisi, zamanaşımı süreleri ve şirket politikaları birlikte değerlendirilmelidir.

Saklama süresi sona eren kişisel veriler için silme, yok etme veya anonim hale getirme süreçleri tanımlanmalıdır.

8️⃣ Teknik ve İdari Tedbirler Seçilir

VERBİS kaydında veri güvenliğine ilişkin teknik ve idari tedbirler de beyan edilir.
Bu alan şirketin gerçek güvenlik seviyesine uygun şekilde doldurulmalıdır.

• Erişim yetkilendirme
• Log kayıtları
• Şifreleme
• Yetki matrisi
• Yedekleme politikaları
• Çalışan gizlilik taahhütleri
• KVKK farkındalık eğitimleri
• Sızma testi ve güvenlik denetimleri

9️⃣ Kayıt Onaylanır ve Güncellik Takibi Başlar

Tüm bilgiler girildikten sonra kayıt onaylanır.
Ancak VERBİS kaydı tamamlandıktan sonra süreç bitmez.
Şirketin veri işleme faaliyetlerinde değişiklik olduğunda VERBİS kaydı da güncellenmelidir.

VERBİS Kaydında En Sık Yapılan Hatalar

• Veri envanteri hazırlanmadan kayıt yapılması
• Eksik veri kategorisi beyan edilmesi
• Özel nitelikli kişisel verilerin gözden kaçırılması
• Saklama sürelerinin rastgele belirlenmesi
• Alıcı gruplarının eksik yazılması
• Yurt dışı aktarım süreçlerinin yanlış gösterilmesi
• VERBİS kaydı ile aydınlatma metinlerinin uyumsuz olması

VERBİS Kaydı Ne Kadar Sürer?

VERBİS kaydının süresi şirketin veri işleme yapısına göre değişir.
Küçük ve basit veri işleme süreçlerine sahip şirketlerde hazırlık daha kısa sürebilirken,
çok şubeli, e-ticaret yapan, çalışan ve müşteri verisi yoğun olan yapılarda süreç daha kapsamlı yürütülmelidir.

VERBİS Kaydı Sonrası Ne Yapılmalı?

VERBİS kaydı tamamlandıktan sonra şirketin KVKK uyum süreci devam eder.
Kayıt tek başına tam uyum anlamına gelmez.

• Aydınlatma metinleri güncellenmeli
• Açık rıza süreçleri kontrol edilmeli
• Saklama ve imha politikası uygulanmalı
• Çalışan KVKK eğitimleri yapılmalı
• Veri işleyenlerle sözleşmeler gözden geçirilmeli
• Çerez ve dijital takip teknolojileri ayrıca değerlendirilmelidir

Sonuç ve Uzman Değerlendirmesi

VERBİS kaydı, KVKK uyum sürecinin yalnızca bir parçasıdır.
Doğru bir kayıt için önce şirketin kişisel veri işleme faaliyetleri analiz edilmeli, ardından VERBİS beyanı bu gerçek faaliyetlere uygun şekilde oluşturulmalıdır.

Hatalı veya eksik yapılan VERBİS kaydı, ileride denetimlerde ve şikâyet süreçlerinde ciddi uyum sorunlarına yol açabilir.
Bu nedenle VERBİS kaydı, teknik giriş işlemi olarak değil; hukuki, idari ve teknik bir uyum çalışması olarak değerlendirilmelidir.

Sık Sorulan Sorular