Datos de empleados municipales: errores frecuentes de la KVKK en los expedientes de personal

⏱️ Tiempo de lectura: 12 min · 📁 Categoría: KVKK, Datos de los empleados e instituciones públicas

Datos de empleados municipales: errores frecuentes de la KVKK en los expedientes de personal

Los municipios metropolitanos tratan datos de los ciudadanos, pero también
los expedientes de personal y los datos de salud, disciplina, rendimiento y seguridad de miles de empleados.
Las decisiones de la autoridad de protección de datos y las prácticas de auditoría muestran que
una parte significativa de las infracciones de la KVKK en los municipios
se debe al tratamiento incorrecto y desproporcionado de los datos de los empleados en estas instituciones.

El error de interpretación más grave es:
«Son nuestros empleados, así que podemos tratar todos los datos que queramos».
En términos de KVKK, este enfoque es totalmente incorrecto.
Este artículo examina los errores más frecuentes,
estructurales y recurrentes, en los datos del personal municipal, organizados por temas claros.

Principios básicos:
Ser empleador no autoriza el tratamiento ilimitado de datos. 1) Basar el tratamiento de los datos del personal en el «consentimiento explícito»

Uno de los errores más comunes en los municipios
es intentar legitimar el tratamiento de los datos de los empleados mediante el consentimiento explícito.
Sin embargo, en la relación entre empleador y empleado, la libertad de elección suele estar ausente.

• Formularios de consentimiento general al incorporarse
• Dificultades prácticas en el trabajo si se deniega el consentimiento
• Incertidumbre sobre el funcionamiento del proceso cuando se retira el consentimiento

Enfoque de la autoridad de protección de datos:
Para los datos de los empleados, la base principal son las obligaciones legales y la relación contractual, en lugar del consentimiento explícito. 2) Tratamiento desproporcionado de datos sobre permisos, certificados médicos y salud

Los datos sobre vacaciones anuales, permisos por motivos personales, certificados médicos y discapacidad
suelen pertenecer a las categorías especiales de datos personales conforme a la ley.
Entre las prácticas frecuentes con estos datos en los municipios figuran:

• Recogida de detalles innecesarios
• Comunicación a departamentos ajenos a la finalidad
• Conservación indefinida

Estos son algunos de los ejemplos más frecuentes de infracciones.

3) Convertir las grabaciones de cámaras en una herramienta de control del personal

Los sistemas de cámaras en edificios municipales suelen
instalarse por motivos de «seguridad»;
sin embargo, en la práctica se utilizan para vigilar el comportamiento laboral,
controlar retrasos y salidas anticipadas o realizar investigaciones disciplinarias.

• Vigilancia por cámara de las zonas de descanso
• Hacer de las grabaciones de cámara una base para la evaluación del rendimiento
• No informar al personal de este uso

Los sistemas de cámaras
no son herramientas de disciplina ni de evaluación del rendimiento. 4) Exceso de datos en los sistemas de acceso y control horario

Los sistemas de acceso con tarjeta, huellas dactilares, reconocimiento facial y biometría
se utilizan ampliamente en los municipios.
Los problemas frecuentes de estos sistemas incluyen:

• Impuestos sin alternativa
• Preferencia innecesaria por datos biométricos
• Falta de políticas de conservación y acceso

Principio KVKK:
Si el mismo objetivo se puede lograr mediante un método menos invasivo, no se pueden utilizar datos biométricos. 5) Desviación de finalidad en las investigaciones disciplinarias

Los procesos disciplinarios se encuentran entre los ámbitos en los que los datos del personal municipal
más fácilmente terminan utilizándose fuera de su finalidad.

• Acceso a expedientes de investigación por más personas de las necesarias
• Utilización automática de antiguos registros disciplinarios en nuevos procesos
• No eliminar los datos al finalizar la investigación

Los datos disciplinarios no pueden convertirse en una etiqueta permanente para el empleado mediante su conservación indefinida.

6) Comunicación interna incontrolada de los datos del personal

La información del personal municipal suele
compartirse sin límites por considerarse «interna».

• Comunicación desproporcionada de datos a sindicatos
• Transferencias a empresas participadas por el municipio sin un marco claro
• Transmisión de detalles innecesarios a la alta dirección

El KVKK también se ocupa de la distribución interna.
El carácter «interno» no garantiza automáticamente la legalidad. 7) Avisos de privacidad del personal genéricos e ineficaces

Los avisos de privacidad facilitados al personal en la mayoría de los municipios:

• Contienen formulaciones generales
• No reflejan la práctica real
• Dificultan en la práctica el ejercicio de los derechos de los empleados

La autoridad de protección de datos considera esta situación
una vulneración de la obligación de transparencia prevista en la ley.

¿Por qué se repiten las violaciones en los datos de los empleados?

• Reflejos del empleador que prevalecen sobre el análisis jurídico
• Falta de evaluación de los procesos de recursos humanos conforme a la KVKK
• Disciplina y presión sobre la seguridad
• Falta de evaluación de soluciones alternativas menos intrusivas

Las infracciones relativas a los datos de los empleados suelen deberse más que a la tecnología a
la falta de claridad en los límites de autoridad. ¿Qué deben hacer los municipios? (Hoja de ruta resumida)

• Debe prepararse un inventario de datos separado y detallado para los datos del personal.
• La base jurídica de cada proceso debe definirse claramente
• Evaluar la proporcionalidad de los sistemas biométricos y de cámaras
• Aclarar las normas de conservación y destrucción de los datos disciplinarios y de seguridad
• Impartir formación específica sobre la KVKK a recursos humanos y directivos

Conclusión

Los datos de los empleados municipales
constituyen uno de los ámbitos más discretos, pero de mayor riesgo, en relación con la KVKK.
Las infracciones suelen permanecer ocultas al público;
sin embargo, una reclamación o auditoría puede dar lugar a
sanciones administrativas elevadas y daños reputacionales para el municipio.

La protección de los datos del personal
no es solo una obligación legal;
también es un elemento fundamental de la equidad institucional y de una cultura de confianza.

Análisis de riesgos KVKK de los datos de los empleados