Personenbezogene Daten in kommunalen Diensten: Verstöße im Namen der Transparenz

⏱️ Lesezeit: 11 min · 📁 Kategorie: KVKK, Transparenz & öffentliche Einrichtungen

Personenbezogene Daten in kommunalen Diensten: Verstöße im Namen der Transparenz

Kommunale Transparenz ist unverzichtbar für die Information der Öffentlichkeit, die Rechenschaftspflicht und
die Überprüfbarkeit öffentlicher Mittel.
In der Praxis kann „Transparenz“ jedoch
zur Rechtfertigung für die unverhältnismäßige und unkontrollierte Offenlegung personenbezogener Daten
werden.

Entscheidungen des türkischen Datenschutzrats und die Prüfungspraxis zeigen, dass
ein wesentlicher Bereich kommunaler Verstöße
Datenoffenlegungen durch Ausschreibungsunterlagen, Gemeinderatsbeschlüsse und öffentliche Bekanntmachungen
betrifft.
Dieser Artikel bietet einen systematischen Rahmen, um typische Fehler zu erkennen.

Grundprinzip:
Transparenz bedeutet nicht die unbegrenzte Weitergabe personenbezogener Daten. Rechtliches Gleichgewicht zwischen Transparenz und KVKK

Gemeinden unterliegen nach dem Gemeindegesetz Nr. 5393, dem Gesetz Nr. 5018 über öffentliche Finanzverwaltung und Kontrolle
und weiteren einschlägigen Vorschriften Transparenzpflichten.
Diese Pflicht hebt jedoch die folgenden KVKK-Grundsätze nicht auf:

• Datenminimierung
• Zweckbindung
• Verhältnismäßigkeit
• Vertraulichkeit

Diese Grundsätze gelten weiterhin.
Nach dem gefestigten Ansatz des Datenschutzrats
müssen personenbezogene Daten auch aus Dokumenten entfernt werden, die veröffentlicht werden müssen.

Häufige Verstöße im Namen der „Transparenz“ 1) Unnötige personenbezogene Daten in Ausschreibungsunterlagen

Ausschreibungen gehören zu den kommunalen Bereichen mit den meisten Datenoffenlegungen.
In Ausschreibungsbekanntmachungen, Leistungsbeschreibungen und Veröffentlichungen außerhalb von EKAP werden häufig folgende Daten öffentlich zugänglich:

• Türkische Personenkennnummern
• Anschrift und Kontaktdaten
• Unterschriftenzirkulare und Kopien von Ausweisdokumenten

Solche öffentlichen Datenoffenlegungen sind häufig anzutreffen.
Transparenz bei Ausschreibungen
erfordert keine ungeschwärzte Weitergabe personenbezogener Daten.

Ausschreibungstransparenz = Prozessinformationen
≠ Offenlegung sämtlicher personenbezogener Daten 2) Fehlende Schwärzung personenbezogener Daten in Gemeinderatsbeschlüssen

Gemeinderatsbeschlüsse werden häufig als PDF oder Text
auf der Website der Gemeinde veröffentlicht.
Diese Beschlüsse können Folgendes enthalten:

• Namen von Bürgerinnen und Bürgern
• Einzelheiten der Beschwerde
• Angaben zu Sozialhilfe und persönlichen Lebensumständen

Solche Angaben können ohne jede Schwärzung veröffentlicht werden.
Im Sinne der KVKK stellt dies
eine eindeutige und unmittelbare Offenlegung personenbezogener Daten dar.

3) Übermäßige Angaben in öffentlichen Auslegungsbekanntmachungen und Mitteilungen

Bekanntmachungen zu Bebauungsplänen, Genehmigungsverfahren und öffentlichen Auslegungen
gehören zu den häufigsten Bereichen von KVKK-Verstößen.

• Vollständige Identitätsangaben von Grundstückseigentümern
• Anschrift und Kontaktdaten
• Unnötige erläuternde persönliche Anmerkungen

Nach der Praxis des Datenschutzrats gilt bei
öffentlichen Auslegungsbekanntmachungen das Prinzip der minimalen Informationsweitergabe als maßgeblich.

4) Alte Dokumente, die auf den städtischen Webseiten gespeichert sind

Alte Ausschreibungsunterlagen, Gemeinderatsbeschlüsse und Bekanntmachungen,
die jahrelang unter „Archiv“ zugänglich bleiben,
lassen personenbezogene Daten öffentlich zugänglich,
obwohl kein aktueller Zweck mehr besteht.

Ein Dokument mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist
darf nicht öffentlich zugänglich bleiben. 5) Datenoffenlegung in Pressemitteilungen und Social-Media-Beiträgen

Pressemitteilungen und Social-Media-Beiträge von Gemeinden enthalten häufig:

• Bilder von Menschen, die Sozialhilfe erhalten
• Vor- und Nachnamen
• Aussagen, die persönliche Situationen aufdecken

Solche Offenlegungen sind häufig.
Die Begründung „Information der Öffentlichkeit“
macht solche Veröffentlichungen nicht automatisch rechtmäßig.

Warum wiederholen sich diese Verstöße?

• Fehlinterpretation des Begriffs Transparenz
• Fehlender KVKK-Kontrollmechanismus vor der Veröffentlichung der Dokumente
• Fehlende Abstimmung zwischen Rechtsabteilung und Presse-/Kommunikationsteams
• Unkenntnis von Schwärzungs- und Anonymisierungsverfahren

Die meisten Verstöße im Zusammenhang mit Transparenz
entstehen durch fehlende Kontrolle und nicht durch böse Absicht. Was sollten Gemeinden tun? Praktische Maßnahmen

• Eine KVKK-Vorabprüfung für öffentliche Dokumente einrichten
• Schwärzungs- und Anonymisierungsstandards für Ausschreibungsunterlagen und Ratsbeschlüsse festlegen
• Datenminimierung bei öffentlichen Auslegungsbekanntmachungen sicherstellen
• Website-Archive sollten regelmäßig überprüft werden
• Presse- und Kommunikationsteams gezielt zur KVKK schulen

Fazit

Der Transparenzgrundsatz in Gemeinden
steht der KVKK nicht entgegen;
richtig angewendet, wirkt er im Einklang mit ihr.
Das eigentliche Risiko besteht darin, Transparenz als "alles exponieren" zu interpretieren.

Unverhältnismäßige Weitergabe personenbezogener Daten
birgt nicht nur das Risiko von Verwaltungsgeldbußen,
sondern beeinträchtigt auch das Vertrauen in die Institution.

Transparenz- & KVKK-Risikoanalyse