Irrtümer zur ausdrücklichen Einwilligung in Gemeinden: Müssen öffentliche Stellen sie immer einholen?
Ein häufiges und besonders fehleranfälliges Problem bei der kommunalen KVKK-Umsetzung ist, ausdrückliche Einwilligung als „Standardrechtsgrundlage“ zu betrachten.
⏱️ Lesezeit: 10 min · 📁 Kategorie: KVKK, Öffentliche Einrichtungen & ausdrückliche Einwilligung
Irrtümer zur ausdrücklichen Einwilligung in Gemeinden: Müssen öffentliche Stellen sie immer einholen?
Ein häufiges und besonders fehleranfälliges Problem bei der kommunalen KVKK-Umsetzung ist,
ausdrückliche Einwilligung als „Standardrechtsgrundlage“ zu betrachten.
Viele Großstadt- und Bezirksgemeinden erstellen routinemäßig Einwilligungserklärungen
für nahezu jede Datenverarbeitung. Dies führt zu erheblichen rechtlichen
und betrieblichen Konformitätsproblemen.
Die Systematik des Gesetzes Nr. 6698, der KVKK, ist jedoch eindeutig:
Die ausdrückliche Einwilligung ist eine Ausnahme, keine Regel.
Gerade in öffentlichen Stellen stützt sich die Datenverarbeitung überwiegend nicht auf ausdrückliche Einwilligung,
sondern auf andere gesetzlich genannte Rechtsgrundlagen.
Besteht eine gesetzliche Grundlage, darf keine ausdrückliche Einwilligung eingeholt werden; wird sie dennoch eingeholt, ist sie rechtlich unwirksam. Was bedeutet ausdrückliche Einwilligung?
Nach der KVKK ist ausdrückliche Einwilligung eine Zustimmung, die
sich auf einen bestimmten Sachverhalt bezieht, auf Aufklärung beruht und freiwillig erteilt wird
. Diese Definition umfasst drei wesentliche Elemente:
- Bestimmtheit: Es muss klar sein, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden
- Aufklärung: Die Informationspflicht muss vollständig erfüllt werden
- Freiwilligkeit: Einwilligung darf nicht zur Voraussetzung für eine Dienstleistung gemacht werden
Der häufigste Fehler in den Gemeinden ist, dass diese drei Elemente nicht zusammen bewertet werden.
Wann holen öffentliche Stellen keine ausdrückliche Einwilligung ein?
Die kommunale Datenverarbeitung
stützt sich überwiegend auf die Rechtsgrundlagen nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 6 Abs. 3 KVKK.
Die meisten kommunalen Dienstleistungen sind unmittelbar gesetzlich festgelegt.
Bei Leistungen wie Bauplanung, Genehmigungen, Umwelt, Sozialhilfe, kommunalem Ordnungsdienst und Verkehr
ist die Datenverarbeitung eine Folge der gesetzlichen Verpflichtung.
- Genehmigungsanträge
- Bauplanungsverfahren
- Prüfung von Sozialhilfeanträgen
- Steuer-, Abgaben- und Gebührenverfahren
widerspricht der Hierarchie der Rechtsgrundlagen. 2) Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe
Gemeinden sind Verantwortliche, die Dienstleistungen in Ausübung öffentlicher Gewalt erbringen.
Bei diesen Tätigkeiten stützt sich die Datenverarbeitung auf
die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe als Rechtsgrundlage.
- Beschwerde- und Anfragenmanagement
- Aufsichts- und Kontrolltätigkeiten
- Verfahren des kommunalen Ordnungsdienstes
Bei diesen Verfahren schließt das Einholen ausdrücklicher Einwilligung
die Freiwilligkeit für die betroffene Person bereits von vornherein aus.
Bei Klagen, Vollstreckungsverfahren und anderen rechtlichen Verfahren mit kommunaler Beteiligung
stützt sich die Datenverarbeitung auf diese Rechtsgrundlage.
Eine ausdrückliche Einwilligung wird nicht beantragt.
- Für jede Leistung eine Standard-Einwilligungserklärung unterschreiben lassen
- Bei gesetzlich vorgesehenen Verfahren Einwilligungen über ein „Genehmigungsformular“ einholen
- Eine Leistung bei Widerruf der Einwilligung einstellen
- Einwilligung und Datenschutzhinweise in dasselbe Dokument zwängen
Kann die Einwilligung widerrufen werden, sollte sich das betreffende Verfahren nicht auf sie stützen. Wann ist ausdrückliche Einwilligung erforderlich?
In Gemeinden sind Gebiete, in denen eine ausdrückliche Einwilligung wirklich erforderlich ist, begrenzt:
- Kommunikation zu Werbe- und Marketingzwecken
- Mitteilungen zu Veranstaltungen, Newslettern und Kampagnen
- Zusätzliche Dienstleistungen ohne Rechtsgrundlage
- Digitale Anwendungen mit Profiling oder Verhaltensanalyse
Wird in diesen Bereichen eine Einwilligung eingeholt,
muss sie gesondert, ausdrücklich und widerrufbar gestaltet sein.
- Die Annahme „Wenn wir Einwilligung einholen, sind wir abgesichert“
- Fehlende Prüfung der Rechtsgrundlage
- Missachtung des Unterschieds zwischen öffentlichem und privatem Sektor
- Ungeprüfte Verwendung von Standardvorlagen
falsch eingesetzt erhöht sie es. Der richtige Ansatz: Was sollten Gemeinden tun?
- Für jede Datenverarbeitung die Rechtsgrundlage prüfen
- Ausdrückliche Einwilligung nur dort verwenden, wo sie tatsächlich erforderlich ist
- Datenschutzhinweise von der Einwilligung trennen
- Der Widerruf der Einwilligung sollte die Leistung nicht beeinträchtigen
Ein großes Hindernis für die kommunale KVKK-Konformität
ist, ausdrückliche Einwilligung als Allheilmittel zu betrachten.
Für öffentliche Stellen sind hingegen
gesetzliche Aufgaben, Gemeinwohl und Verhältnismäßigkeit maßgeblich.
Im falschen Zusammenhang eingeholte Einwilligung
macht Gemeinden
verwundbarer statt sicherer.
Quellen und weiterführende Dokumente
Diese Dokumente dienen als Referenzen für die im Artikel behandelten Methoden und Regeln.