¿Cuánto tiempo pueden conservarse los currículos de empleados según la KVKK?

⏱️ Tiempo de lectura: 11 min · 📁 Categoría: KVKK y Cumplimiento Digital

¿Cuánto tiempo conservar currículos según la KVKK? Guía detallada de conservación y eliminación para profesionales de RR. HH. — 2026

En los procesos de recursos humanos, el plazo de conservación de currículos figura entre las áreas donde el artículo señala infracciones frecuentes de la KVKK.
Conservar currículos «por si hacen falta» crea riesgos específicos y resulta difícil de justificar en una auditoría.

Para candidatos contratados y no contratados, esta guía reúne bases jurídicas, plazos de conservación razonables,
obligaciones de eliminación y pasos prácticos de control para los equipos de RR. HH. en un mismo marco.

💡 Principio esencial para RR. HH.: Defina los plazos de conservación según
la finalidad, la base jurídica, las necesidades probatorias y la proporcionalidad, en lugar de costumbres. 1️⃣ ¿Los datos personales del CV están en el alcance del KVKK?

Sí. Los nombres, datos de contacto, trayectoria académica y profesional, referencias y fotografías de un currículo constituyen
datos personales. En algunos casos, esa información también puede revelar indirectamente
categorías especiales de datos personales, como información sanitaria o datos biométricos.

Recoger, conservar, clasificar, enviar currículos por correo y transferirlos a software ATS, CRM o de RR. HH. constituyen, por tanto,
tratamiento de datos conforme a la KVKK.

2️⃣ ¿Para qué base legal se procesan los CVs?

Las actividades de procesamiento de CV en procesos de recursos humanos se basan principalmente en las siguientes razones jurídicas:

• Relación directa con la celebración de un contrato (KVKK m.5/2-c)
• Interés legítimo (KVKK m.5/2-f)

⚠️ Nota: El consentimiento explícito no es la base jurídica por defecto. Recabar consentimiento cuando se aplica otra base puede aumentar el riesgo de que se considere
no libre, insuficientemente específico o sin límites temporales adecuados y, por tanto, inválido. 3️⃣ Distinción esencial: ¿se contrató al candidato?

El plazo depende de esta distinción, porque la finalidad y la base jurídica del tratamiento
varían según se contrate o no al candidato.

4️⃣ ¿Cuánto tiempo conservar currículos de candidatos no contratados? 🔴 Principio: la conservación termina cuando cesa la finalidad

Cuando el proceso de contratación se completa en términos del candidato que no es contratado, se elimina el propósito de procesar el CV.
El archivo indefinido es incompatible con la proporcionalidad y la limitación de conservación.

✅ Tiempo razonable en la práctica

Para defender posibles litigios y acreditar el cierre del proceso, el artículo propone
un máximo de 6 meses a 1 año como marco potencialmente razonable; su adecuación requiere valorar cada caso.

📌 Umbral de riesgo: la conservación superior a 1 año sin justificación implica un riesgo elevado, según el artículo.
Una posible necesidad futura no es justificación suficiente por sí sola. ❓ ¿Pueden conservarse currículos para futuras vacantes?

¿Automáticamente? No. El artículo exige que la conservación prolongada en una bolsa de candidatos se base en consentimiento explícito separado. La base aplicable debe evaluarse para el proceso concreto.
Ese consentimiento debe ser:

• Específico con finalidad clara para la bolsa
• Limitado en el tiempo por ejemplo, a 12 meses
• Revocable mediante un procedimiento sencillo

Además, la falta de consentimiento explícito no debe ser construida para afectar negativamente al proceso de contratación del candidato.

5️⃣ ¿Cuánto tiempo pueden almacenarse CVs de candidatos contratados?

Tras la contratación, el currículo suele formar parte de el expediente del empleado
. La conservación debe entonces responder a las exigencias de la relación laboral.

Datos / Documento	Tiempo de almacenamiento	Razón (práctica)
Currículo de candidato contratado	Durante la duración de la relación laboral	procesos de RR. HH., adecuación al puesto, planificación de carrera y expediente completo
Currículo tras finalizar la relación laboral	Por lo general 10 años	litigios, necesidades probatorias, plazos de prescripción y riesgos de auditoría

⚠️ Importante: El criterio de diez años propuesto en el artículo debe estar
justificado por el perfil de riesgo e historial de litigios de la empresa y ser coherente con su política de conservación y eliminación. No es un plazo legal universal de conservación de currículos. 6️⃣ ¿Qué hacer al vencer el plazo? Obligaciones de eliminación

Según la KVKK, el vencimiento del plazo de conservación exige la eliminación de los datos.

• Currículos digitales: borrado permanente, borrado seguro o sobrescritura
• Currículos en papel: trituración o fragmentación, documentadas en un acta de destrucción
• Buzones de correo: reglas de limpieza manual y automática, incluidas etiquetas y reglas de conservación

📌 Pruebas para auditorías: la eliminación debe, cuando sea posible, acreditarse mediante registros,
y la destrucción física mediante un acta de destrucción. 7️⃣ Riesgos principales de RR. HH.: áreas expuestas a sanciones del Consejo

• Conservar durante años currículos de candidatos no contratados
• Creación de un "pool de CV" sin consentimiento explícito
• Recogida de CVs sin aviso de privacidad (página de carrera, correo electrónico, formulario, etc.)
• Mantener CV ilimitados en las cajas de correo electrónico
• Ninguna política de retención y destrucción/no aplicación

8️⃣ Hoja de ruta práctica para RR. HH.

1. Política: Definir los plazos en una política escrita de conservación y eliminación.
2. Distinción: Separar los procesos de candidatos contratados y no contratados.
3. Calendario: El artículo recomienda eliminar currículos de candidatos no contratados en 1 año como máximo, sujeto a una evaluación justificada de cada caso.
4. Bolsa de candidatos: Para una bolsa, recabar consentimiento explícito separado, limitado en el tiempo y revocable.
5. Pruebas: Registrar los borrados y documentar la destrucción física.
6. Capacitación: Informar al equipo de recursos humanos y a los directivos que participan en la contratación de conformidad con los procedimientos del KVKK.

9️⃣ Resumen para RR. HH.

• Currículo de candidato no contratado: conservación breve y borrado; el artículo propone 6–12 meses
• Currículo de candidato contratado: expediente durante el empleo; el artículo propone después diez años justificados en muchos casos
• Sin consentimiento explícito: sin bolsa, según el criterio del artículo
• Al vencer el plazo: eliminar los datos

✅ Pensamientos finales (perspectiva de expertos)

Aunque los currículos parezcan información habitual de RR. HH., el artículo los considera datos personales de alto riesgo conforme a la KVKK.
Una de las violaciones más fáciles de identificar en las auditorías es el "archivo CV de antiguos candidatos".

Conservar currículos «por si hacen falta» no constituye por sí solo una base jurídica válida en la KVKK.
La conservación y eliminación exigen políticas, sistemas técnicos y pruebas coordinados.

Obtenga ayuda con políticas de conservación y eliminación de currículos y avisos para bolsas de candidatos