Combien de temps conserver les CV des salariés selon la KVKK ?

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Combien de temps conserver les CV selon la KVKK ? Guide détaillé de conservation et de destruction pour les RH — 2026

Dans les processus RH, la durée de conservation des CV figure parmi les domaines où le texte signale de fréquents manquements à la KVKK.
Conserver les CV « au cas où » présente des risques particuliers et se justifie difficilement lors d’un contrôle.

Pour les candidats retenus ou non, ce guide rassemble les bases juridiques, les durées de conservation raisonnables,
les obligations de destruction et les étapes de contrôle applicables aux équipes RH dans un cadre commun.

💡 Principe essentiel pour les RH : Définissez les durées de conservation selon
la finalité, la base juridique, les besoins de preuve et la proportionnalité, plutôt que selon les habitudes. 1️⃣ Les données personnelles CV sont-elles dans le champ d'application du KVKK?

Oui. Les noms, coordonnées, parcours de formation et professionnel, références et photos d’un CV constituent
des données personnelles. Dans certains cas, ces informations peuvent aussi révéler indirectement
des catégories particulières de données personnelles, comme des informations de santé ou des données biométriques.

La collecte, la conservation, le classement, l’envoi par courriel et le transfert vers un logiciel ATS, CRM ou RH constituent donc
des traitements de données selon la KVKK.

2️⃣ Pour quelle base juridique les CV sont-ils traités?

Les activités de traitement des CV dans les processus de RH sont principalement fondées sur les raisons juridiques suivantes :

• Lien direct avec la conclusion d’un contrat (KVKK m.5/2-c)
• Intérêt légitime (KVKK m.5/2-f)

⚠️ Remarque : Le consentement explicite n’est pas la base juridique par défaut. Recueillir un consentement alors qu’une autre base s’applique peut accroître le risque qu’il soit jugé
non libre, insuffisamment spécifique ou mal limité dans le temps, et donc invalide. 3️⃣ Distinction essentielle : le candidat a-t-il été recruté ?

La conservation dépend de cette distinction, car la finalité et la base juridique du traitement
varient selon que le candidat est recruté ou non.

4️⃣ Combien de temps conserver les CV des candidats non retenus ? 🔴 Principe : la conservation cesse avec la finalité

Lorsque le processus de recrutement est terminé en fonction du candidat qui n'est pas embauché, le but du traitement du CV est éliminé.
L’archivage indéfini est incompatible avec la proportionnalité et la limitation de conservation.

✅ Temps raisonnable dans la pratique

Pour défendre d’éventuels litiges et prouver la clôture du recrutement, le texte propose
un maximum de 6 mois à 1 an comme cadre potentiellement raisonnable ; sa pertinence doit être évaluée au cas par cas.

📌 Seuil de risque : la conservation au-delà de 1 an sans justification présente un risque élevé selon le texte.
Un éventuel besoin futur ne constitue pas à lui seul une justification suffisante. ❓ Peut-on conserver les CV pour de futurs postes ?

Automatiquement ? Non. Le texte subordonne la conservation prolongée dans un vivier à un consentement explicite distinct. La base applicable doit être évaluée pour le processus concerné.
Ce consentement doit être :

• Spécifique avec une finalité claire pour le vivier
• Limité dans le temps par exemple à 12 mois
• Révocable par une procédure simple

De plus, l'absence de consentement explicite ne devrait pas être construite pour avoir une incidence négative sur le processus de recrutement du candidat.

5️⃣ Combien de temps les CV des candidats embauchés peuvent-ils être stockés?

Après le recrutement, le CV fait généralement partie du dossier du salarié
. La conservation doit alors répondre aux exigences de la relation de travail.

Données / Document	Temps de stockage	Motif (pratique)
CV d’un candidat recruté	Pendant la durée de la relation de travail	processus RH, adéquation au poste, gestion de carrière et dossier complet
CV après la fin de l’emploi	Habituellement 10 ans	litiges, besoins de preuve, délais de prescription et risques de contrôle

⚠️ Important : L’approche de dix ans proposée dans le texte doit être
justifiée par le profil de risque et l’historique des litiges de l’entreprise, et respecter sa politique de conservation et de destruction. Il ne s’agit pas d’une durée légale universelle pour les CV. 6️⃣ Que faire à l’échéance ? Obligations de destruction

Selon la KVKK, l’échéance de conservation impose la destruction des données.

• CV numériques : suppression définitive, suppression sécurisée ou écrasement
• CV papier : déchiquetage ou broyage, avec procès-verbal de destruction
• Boîtes de messagerie : règles de nettoyage manuel et automatique, dont étiquettes et règles de conservation

📌 Preuves pour les contrôles : la suppression et la destruction doivent, si possible, être attestées par des journaux,
et la destruction physique par un procès-verbal de destruction. 7️⃣ Principaux risques RH : domaines exposés aux sanctions du Conseil

• Conserver pendant des années les CV de candidats non retenus
• Création d'un "pool CV" sans consentement explicite
• Collecte de CV sans préavis de confidentialité (page de carrière, courriel, formulaire, etc.)
• Garder des CV illimités dans les boîtes de courriel
• Aucune politique de conservation et de destruction/non-application

8️⃣ Feuille de route pratique pour les RH

1. Politique : Définir les durées dans une politique écrite de conservation et de destruction.
2. Distinction : Distinguer les processus des candidats recrutés et non retenus.
3. Calendrier : Le texte recommande de supprimer les CV non retenus dans un délai maximal de 1 an, sous réserve d’une analyse justifiée au cas par cas.
4. Vivier de candidats : Pour un vivier, recueillir un consentement explicite distinct, limité dans le temps et révocable.
5. Preuves : Journaliser les suppressions et documenter la destruction physique.
6. Formation: informer l'équipe des RH et les gestionnaires impliqués dans le recrutement selon les procédures du KVKK.

9️⃣ Récapitulatif pour les RH

• CV d’un candidat non retenu : conservation courte puis suppression ; le texte propose 6–12 mois
• CV d’un candidat recruté : dossier du salarié pendant l’emploi ; le texte propose ensuite dix ans dûment justifiés dans de nombreux cas
• Sans consentement explicite : pas de vivier selon l’approche du texte
• À l’échéance : détruire les données

✅ Réflexions finales (perspective d'expert)

Bien que les CV semblent relever des informations RH courantes, le texte les considère comme des données personnelles à risque élevé au regard de la KVKK.
L'une des infractions les plus faciles à déceler dans les vérifications est l'« ancienne archive CV candidate ».

Conserver les CV « au cas où » ne constitue pas en soi une base juridique valable selon la KVKK.
La conservation et la destruction exigent donc des politiques, systèmes techniques et preuves coordonnés.

Obtenir de l’aide pour les politiques RH de conservation et de destruction des CV et les notices de vivier