Cómo inscribirse en VERBİS: el procedimiento paso a paso
La inscripción en VERBİS permite a los responsables obligados a inscribirse conforme a la KVKK declarar sus actividades de tratamiento de datos personales mediante el Sistema de Información del…
⏱️ Tiempo de lectura: 11 min · 📁 Categoría: KVKK, Cumplimiento Digital y Seguridad de Datos
Cómo inscribirse en VERBİS: el procedimiento paso a paso
La inscripción en VERBİS permite a los responsables obligados a inscribirse conforme a la KVKK declarar sus actividades de tratamiento de datos personales mediante el
Sistema de Información del Registro de Responsables del Tratamiento.
La inscripción VERBİS no consiste solo en entrar al sistema y rellenar formularios.
Para una solicitud VERBİS correcta, primero debe prepararse el inventario de tratamiento de datos de la empresa y aclararse
las categorías de datos, finalidades, grupos de destinatarios, plazos de conservación y medidas técnicas y administrativas.
La inscripción en VERBİS comprende el análisis de obligaciones, preparación del inventario, solicitud de usuario, introducción de información del registro,
declaración de categorías de datos y confirmación de la inscripción.
La estructura de tratamiento de datos personales de la empresa debe ser aclarada antes de registrarse en VERBIS.
La información introducida sin preparación puede ser incompleta, inexacta o incompatible con las actividades de tratamiento de datos de la empresa.
- Inventario de tratamiento de datos
- Categorías de datos personales
- Finalidades del tratamiento
- Destinatarios y grupos de destinatarios
- Períodos de almacenamiento
- Información sobre transferencias nacionales e internacionales
- Medidas técnicas y administrativas
- Avisos de privacidad
- Política de conservación y supresión
El error más habitual es rellenar las pantallas de inscripción VERBİS antes de preparar el inventario.
En ese caso, la información declarada puede no corresponder a los tratamientos reales de la empresa.
El primer paso es determinar si la empresa realmente tiene que registrarse en VERBIS.
Se evalúan conjuntamente el número de empleados, total del balance, actividad principal y tratamiento de categorías especiales de datos personales.
- ¿Más de 50 empleados al año?
- ¿El total anual del balance supera el umbral aplicable?
- ¿La actividad principal consiste en tratar categorías especiales de datos personales?
- ¿El responsable está establecido en el extranjero?
- ¿Existe algún supuesto especial incluido en las exenciones del Consejo?
La base del registro VERBIS es el inventario de procesamiento de datos.
El inventario es el documento principal que muestra qué datos personales procesa la empresa para qué propósitos.
En esta fase se analizan por separado los procesos de recursos humanos, contabilidad, ventas, marketing, comercio electrónico, atención al cliente, informática y jurídicos.
3️⃣ Crear un usuario para la solicitud en VERBİS
La persona que actúa en nombre del responsable se designa en el sistema como usuario de la solicitud.
Este usuario autorizado tramita la solicitud VERBİS en nombre de la empresa.
Al crear el usuario deben introducirse correctamente los datos de la empresa, contactos y datos de la persona autorizada.
4️⃣ Introducir los datos del responsable del tratamientoEn esta fase se introducen en el sistema los datos básicos del responsable.
- Denominación social
- Número de identificación fiscal
- Dirección
- Datos de contacto
- Actividad
- Datos de la persona autorizada
Las categorías de datos personales que la empresa procesa se declaran en el sistema VERBIS.
Estas categorías deben ser compatibles con el inventario de procesamiento de datos.
- Información de identificación
- Datos de contacto
- Información financiera
- Información del personal
- Información sobre transacciones de clientes
- Información de seguridad de las operaciones
- Registros visuales y sonoros
- categorías especiales de datos personales
Si la empresa trata categorías especiales de datos personales, debe reflejarlo correctamente en la declaración VERBİS.
Las categorías como datos de salud, biométricos o de condenas penales no deben declararse de forma incorrecta o incompleta.
Las finalidades del tratamiento y los destinatarios de transferencias son elementos esenciales de la inscripción VERBİS.
- Realización de los procesos de los empleados
- Gestión de las relaciones con los clientes
- Realización de los procesos contractuales
- Operaciones financieras y contables
- Actividades de marketing
- Procesos de seguridad de la información
- Notificación a las instituciones públicas competentes
El registro VERBIS también debe indicar cuánto tiempo se almacenan los datos personales.
Los plazos de conservación no deben ser arbitrarios; se evalúan conjuntamente la legislación, relaciones contractuales, plazos de prescripción y políticas de la empresa.
Deben definirse procedimientos de supresión, destrucción o anonimización para datos cuyo plazo de conservación haya vencido.
8️⃣ Seleccionar medidas técnicas y administrativas
Las medidas técnicas y administrativas para la seguridad de los datos también se declaran en el registro VERBIS.
Esta sección debe reflejar el nivel real de seguridad de la empresa.
- Autorización de acceso
- Registros de eventos
- Cifrado
- Matriz de permisos
- Políticas de respaldo
- Compromisos de confidencialidad de los empleados
- Formación de concienciación del KVKK
- Pruebas de penetración y auditorías de seguridad
Una vez que se ingrese toda la información, se aprueba la inscripción.
Sin embargo, una vez que el registro VERBIS esté completo, el proceso no ha terminado.
El registro VERBIS también debe actualizarse cuando se produzca un cambio en las actividades de tratamiento de datos de la empresa.
Un nuevo CRM, transferencias al extranjero, nuevos canales de marketing o empezar a tratar categorías especiales de datos pueden exigir actualizar la inscripción VERBİS.
Errores frecuentes en la inscripción VERBİS- Inscripción antes de preparar el inventario
- Declaración incompleta de categorías de datos
- Pasar por alto categorías especiales de datos personales
- Determinación aleatoria de los tiempos de retención
- Grupos de destinatarios incompletos
- Descripción incorrecta de procedimientos de transferencia internacional
- Incoherencia entre la inscripción VERBİS y los avisos de privacidad
El tiempo necesario para inscribirse en VERBİS depende de la estructura de tratamiento de datos de la empresa.
La preparación puede ser más breve en empresas con tratamientos limitados y sencillos;
el proceso debe ser más exhaustivo en empresas con varias sucursales, comercio electrónico o gran volumen de datos de empleados y clientes.
- Empresas en estructura sencilla: unos días
- Empresas medianas: 1-2 semanas
- Empresas con varias sucursales o departamentos: 2–4 semanas
- Empresas con inventario incompleto: preparación más larga
Una vez finalizado el registro de VERBIS, el proceso de cumplimiento de KVKK de la empresa continúa.
La inscripción por sí sola no implica pleno cumplimiento.
- Actualizar los avisos de privacidad
- Revisar los procedimientos de consentimiento explícito
- La política de conservación y eliminación debe aplicarse
- Impartir formación KVKK a los empleados
- Revisar contratos con encargados del tratamiento
- También deberían evaluarse las tecnologías de seguimiento digital y de las cookies
El registro VERBIS es sólo parte del proceso de cumplimiento de KVKK.
Para una inscripción correcta, primero se analizan los tratamientos reales de la empresa y después se prepara una declaración VERBİS que los refleje.
Un registro defectuoso o incompleto de VERBIS puede causar graves problemas de cumplimiento en futuras auditorías y procesos de quejas.
Por ello, la inscripción VERBİS debe considerarse como un trabajo de cumplimiento jurídico, administrativo y técnico, en lugar de una simple introducción técnica de datos.
En B10 Digital Agency apoyamos a las organizaciones en el análisis de obligaciones VERBİS, preparación del inventario,
inscripción VERBİS, políticas de conservación y supresión, avisos de privacidad y cumplimiento digital de la KVKK.
Gracias a nuestro modelo híbrido, donde asesores legales y equipos técnicos trabajan juntos,
buscamos la inscripción VERBİS y una infraestructura de cumplimiento KVKK sostenible y auditable.
El requisito de su empresa de registrarse en VERBIS es aclarado. 📋 Inventario y VERA
Se preparan categorías de datos, propósitos de tratamiento y plazos de conservación. ⚖️ Plan de cumplimiento de KVKK
Organizamos avisos de privacidad, procedimientos de supresión, relaciones con encargados y medidas técnicas y administrativas.
Se recomienda un análisis previo para que la inscripción VERBİS refleje los tratamientos reales de su empresa.
Obtenga asesoramiento de inscripción VERBİS y cumplimiento de la KVKK
En primer lugar, se prepara el inventario de tratamiento de datos, luego se declaran en el sistema VERBIS la información del responsable del tratamiento, las categorías de datos, los fines de tratamiento, los tiempos de retención y las medidas.
¿Es obligatorio el inventario de datos para el registro de VERBIS?Debe prepararse un inventario para una inscripción VERBİS adecuada. Sin inventario, la inscripción puede ser incompleta o incorrecta.
¿Cuánto tarda la inscripción en VERBİS?Depende del tamaño de la empresa y de su estructura de procesamiento de datos. Puede llevar varios días en estructuras simples, varias semanas en estructuras más complejas.
¿Necesito actualizar después de haberme registrado?Sí. La inscripción VERBİS debe actualizarse cuando cambian las actividades de tratamiento.
Fuentes y documentos relacionados
Estos documentos sirven de referencia para los métodos y las reglas tratados en este artículo.