Comment s’inscrire à VERBİS : la procédure étape par étape

⏱️ Temps de lecture: 11 min · 📁 Catégorie: KVKK, Conformité numérique et sécurité des données

Comment s’inscrire à VERBİS : la procédure étape par étape

L’inscription à VERBİS permet aux responsables soumis à l’obligation d’inscription au titre de la KVKK de déclarer leurs traitements de données personnelles via le
système d’information du registre des responsables du traitement.
L’inscription à VERBİS ne se limite toutefois pas à se connecter au système et à remplir des formulaires.

Pour une demande VERBİS correcte, il faut d’abord préparer l’ inventaire des traitements de l’entreprise et préciser
les catégories de données, les finalités, les groupes de destinataires, les durées de conservation et les mesures techniques et administratives.

📌 Réponse courte :

L’inscription à VERBİS comprend l’analyse des obligations, la préparation de l’inventaire, la demande d’utilisateur, la saisie des informations du registre,
la déclaration des catégories de données et la confirmation de l’inscription.

Que dois-je préparer avant l'inscription?

La structure de traitement des données à caractère personnel de l'entreprise doit être clarifiée avant l'enregistrement auprès de VERBIS.
Les informations introduites sans préparation peuvent être incomplètes, inexactes ou incompatibles avec les activités réelles de traitement des données de l'entreprise.

• Inventaire des traitements de données
• Catégories de données à caractère personnel
• Finalités du traitement
• Destinataires et groupes de destinataires
• Périodes de stockage
• Informations sur les transferts nationaux et internationaux
• Mesures techniques et administratives
• Notices d’information
• Politique de conservation et de destruction

🔎 Note de l’expert :

L’erreur la plus fréquente consiste à remplir les écrans d’inscription VERBİS avant de préparer l’inventaire.
Les informations déclarées peuvent alors ne pas correspondre aux traitements réels de l’entreprise.

Processus d'enregistrement VERBIS étape par étape 1️⃣ Analyser l’obligation d’inscription à VERBİS

La première étape consiste à déterminer si l'entreprise doit vraiment s'inscrire auprès de VERBIS.
Il faut évaluer ensemble le nombre de salariés, le total du bilan, l’activité principale et le traitement de catégories particulières de données personnelles.

• Plus de 50 employés par an?
• Le total annuel du bilan dépasse-t-il le seuil applicable ?
• L’activité principale consiste-t-elle à traiter des catégories particulières de données personnelles ?
• Le responsable du traitement est-il établi à l’étranger ?
• Existe-t-il un cas particulier relevant des exemptions du Conseil ?

2️⃣ Préparer l’inventaire des traitements

Le dossier VERBIS repose sur l'inventaire du traitement des données.
L'inventaire est le document principal qui montre quelles données personnelles l'entreprise traite pour quelles fins.

À ce stade, il faut examiner séparément les processus RH, comptables, commerciaux, marketing, de commerce électronique, de service client, informatiques et juridiques.

3️⃣ Créer un utilisateur chargé de la demande dans VERBİS

La personne agissant pour le responsable du traitement est désignée dans le système comme utilisateur chargé de la demande.
Cet utilisateur habilité gère la demande VERBİS au nom de l’entreprise.

Lors de la création de cet utilisateur, il faut saisir correctement les informations de l’entreprise, ses coordonnées et celles de la personne habilitée.

4️⃣ Saisir les informations du responsable du traitement

À cette étape, les informations de base du responsable du traitement sont saisies dans le système.

• Dénomination sociale
• Numéro d'identification fiscale
• Adresse
• Coordonnées
• Activité
• Informations sur la personne habilitée

5️⃣ Déclarer les catégories de données personnelles

Les catégories de données à caractère personnel que l'entreprise traite sont déclarées dans le système VERBIS.
Ces catégories doivent être compatibles avec l'inventaire du traitement des données.

• Informations d'identification
• Coordonnées
• Informations financières
• Informations relatives au personnel
• Informations sur les transactions avec les clients
• Informations de sécurité des opérations
• Enregistrements visuels et sonores
• catégories particulières de données à caractère personnel

⚠️ Avertissement critique :

Si l’entreprise traite des catégories particulières de données personnelles, sa déclaration VERBİS doit le refléter correctement.
Les catégories telles que les données de santé, biométriques ou relatives aux condamnations pénales ne doivent pas être déclarées de manière inexacte ou incomplète.

6️⃣ Saisir les finalités du traitement et les groupes de destinataires

Les finalités du traitement et les destinataires des transferts constituent des éléments essentiels de l’inscription VERBİS.

• Conduite des processus employés
• Gérer les relations avec les clients
• Exécution des processus contractuels
• Opérations financières et comptables
• Activités de marketing
• Processus de sécurité de l'information
• Notification aux institutions publiques compétentes

7️⃣ Préciser les durées de conservation et les procédures de destruction

L'enregistrement VERBIS doit également indiquer la durée de conservation des données à caractère personnel.
Les durées de conservation ne doivent pas être arbitraires ; il faut examiner ensemble la législation, les relations contractuelles, les délais de prescription et les politiques internes.

Il faut définir les procédures de suppression, destruction ou anonymisation des données dont la durée de conservation a expiré.

8️⃣ Choisir les mesures techniques et administratives

Les mesures techniques et administratives pour la sécurité des données sont également déclarées dans le registre VERBIS.
Cette rubrique doit refléter le niveau de sécurité réel de l’entreprise.

• Autorisation d'accès
• Journaux d’événements
• Chiffrement
• Matrice des habilitations
• Politiques de sauvegarde
• Engagements de confidentialité des employés
• Formations de sensibilisation du KVKK
• Tests d’intrusion et audits de sécurité

9️⃣ Confirmer l’inscription et commencer le suivi des mises à jour

Une fois que tous les renseignements sont entrés, l'enregistrement est approuvé.
Cependant, une fois l'enregistrement du VERBIS terminé, le processus n'est pas terminé.
L'enregistrement VERBIS doit également être mis à jour lorsqu'il y a un changement dans les activités de traitement des données de l'entreprise.

📍 Note pratique :

Un nouveau CRM, des transferts à l’étranger, de nouveaux canaux marketing ou le début du traitement de catégories particulières de données peuvent nécessiter une mise à jour VERBİS.

Erreurs fréquentes lors de l’inscription à VERBİS

• Inscription avant la préparation de l’inventaire
• Déclaration incomplète des catégories de données
• Oubli des catégories particulières de données personnelles
• Détermination aléatoire des temps de conservation
• Groupes de destinataires incomplets
• Description incorrecte des procédures de transfert à l’étranger
• Incohérence entre l’inscription VERBİS et les notices d’information

Combien de temps prend l’inscription à VERBİS ?

La durée de la procédure d’inscription VERBİS dépend de l’organisation des traitements de l’entreprise.
La préparation peut être plus courte dans les entreprises ayant des traitements limités et simples ;
la démarche doit être plus approfondie pour les entreprises multisites, actives dans le commerce électronique ou traitant beaucoup de données de salariés et de clients.

📊 Évaluation moyenne du temps :

• Entreprises en structure simple: quelques jours
• Entreprises de taille moyenne: 1 à 2 semaines
• Entreprises ayant plusieurs sites ou services : 2 à 4 semaines
• Entreprises dont l’inventaire est incomplet : préparation plus longue

Que faire après l’inscription à VERBİS ?

Une fois l'enregistrement VERBIS terminé, le processus de conformité KVKK de l'entreprise se poursuit.
L’inscription seule ne signifie pas une conformité complète.

• Mettre à jour les notices d’information
• Vérifier les procédures de consentement explicite
• La politique de conservation et d'élimination doit être mise en œuvre
• Former les salariés à la KVKK
• Réexaminer les contrats avec les sous-traitants
• Les technologies de suivi des cookies et numériques devraient également être évaluées.

Résultats et évaluation par les experts

Le dossier VERBIS ne fait que partie du processus de conformité du KVKK.
Pour une inscription correcte, il faut d’abord analyser les traitements réels de l’entreprise, puis établir une déclaration VERBİS qui les reflète.

Un dossier VERBIS défectueux ou incomplet peut entraîner de graves problèmes de conformité dans les vérifications et les processus de plainte futurs.
L’inscription à VERBİS doit donc être considérée comme un travail de conformité juridique, administrative et technique, plutôt que comme une simple saisie technique.

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B10 Digital Agency accompagne les organisations dans l’analyse des obligations VERBİS, la préparation de l’inventaire,
l’inscription VERBİS, les politiques de conservation et de destruction, les notices d’information et la conformité numérique KVKK.

Grâce à notre modèle hybride, où les conseillers juridiques et les équipes techniques travaillent ensemble,
nous visons l’inscription VERBİS et une infrastructure de conformité KVKK durable et vérifiable.

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Une analyse préalable est recommandée pour que l’inscription VERBİS reflète les traitements réels de votre entreprise.

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Questions fréquentes Comment s’inscrire à VERBİS ?

Tout d'abord, l'inventaire du traitement des données est préparé, puis les informations du responsable du traitement, les catégories de données, les fins de traitement, les délais de conservation et les mesures sont déclarés dans le système VERBIS.

L'inventaire des données est-il obligatoire pour l'enregistrement VERBIS?

Un inventaire est nécessaire pour une inscription VERBİS correcte. Sans inventaire, l’inscription peut être incomplète ou inexacte.

Combien de temps prend l’inscription à VERBİS ?

Elle dépend de la taille de l'entreprise et de sa structure informatique. Il peut prendre plusieurs jours dans des structures simples, plusieurs semaines dans des structures plus complexes.

Dois-je mettre à jour après m'être inscrit?

Oui. L’inscription VERBİS doit être mise à jour lorsque les traitements de données changent.