Como efetuar o registo no VERBİS: processo passo a passo
O registo no VERBİS permite aos responsáveis obrigados a registar-se ao abrigo da KVKK declarar as suas atividades de tratamento de dados pessoais através do Sistema de Informação do Registo dos…
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Como efetuar o registo no VERBİS: processo passo a passo
O registo no VERBİS permite aos responsáveis obrigados a registar-se ao abrigo da KVKK declarar as suas atividades de tratamento de dados pessoais através do
Sistema de Informação do Registo dos Responsáveis pelo Tratamento.
O registo VERBİS não se resume a entrar no sistema e preencher formulários.
Para um pedido VERBİS correto, deve preparar-se primeiro o inventário de tratamento de dados da empresa e definir
as categorias de dados, finalidades, grupos de destinatários, prazos de conservação e medidas técnicas e administrativas.
O registo no VERBİS compreende a análise das obrigações, preparação do inventário, pedido de utilizador, introdução das informações do registo,
declaração das categorias de dados e confirmação do registo.
A estrutura de processamento de dados pessoais da empresa deve ser esclarecida antes de se registrar na VERBIS.
As informações introduzidas sem preparação podem ser incompletas, inexactas ou incompatíveis com as atividades reais de processamento de dados da empresa.
- Inventário de tratamento de dados
- Categorias de dados pessoais
- Finalidades do tratamento
- Destinatários e grupos de destinatários
- Períodos de armazenagem
- Informações sobre transferências nacionais e internacionais
- Medidas técnicas e administrativas
- Avisos de privacidade
- Política de conservação e eliminação
O erro mais comum é preencher os ecrãs de registo VERBİS antes de preparar o inventário.
Nesse caso, as informações declaradas podem não corresponder aos tratamentos reais da empresa.
O primeiro passo é determinar se a empresa realmente tem de se registrar no VERBIS.
Avaliam-se em conjunto o número de trabalhadores, total do balanço, atividade principal e tratamento de categorias especiais de dados pessoais.
- Mais de 50 funcionários por ano?
- O total anual do balanço excede o limiar aplicável?
- A atividade principal consiste no tratamento de categorias especiais de dados pessoais?
- O responsável pelo tratamento está estabelecido no estrangeiro?
- Existe alguma situação especial abrangida pelas isenções do Conselho?
A base do registo VERBIS é o inventário de processamento de dados.
Inventário é o principal documento que mostra quais dados pessoais a empresa processa para que fins.
Nesta fase, analisam-se separadamente os processos de recursos humanos, contabilidade, vendas, marketing, comércio eletrónico, apoio ao cliente, informática e jurídicos.
3️⃣ Criar um utilizador para o pedido no sistema VERBİS
A pessoa que atua em nome do responsável é definida no sistema como utilizador do pedido.
Este utilizador autorizado conduz o pedido VERBİS em nome da empresa.
Ao criar o utilizador, devem introduzir-se corretamente os dados da empresa, contactos e dados da pessoa autorizada.
4️⃣ Introduzir os dados do responsável pelo tratamentoNesta fase, introduzem-se no sistema os dados básicos do responsável pelo tratamento.
- Denominação social
- Número de identificação fiscal
- Endereço
- Contactos
- Atividade
- Dados da pessoa autorizada
As categorias de dados pessoais que a empresa processa são declaradas no sistema VERBIS.
Estas categorias devem ser compatíveis com o inventário de processamento de dados.
- Informações de identificação
- Contactos
- Informação financeira
- Informações relativas ao pessoal
- Informação sobre a transação do cliente
- Informações de segurança das operações
- Registos visuais e sonoros
- categorias especiais de dados pessoais
Se a empresa tratar categorias especiais de dados pessoais, isso deve constar corretamente da declaração VERBİS.
Categorias como dados de saúde, biométricos ou relativos a condenações penais não devem ser declaradas de forma incorreta ou incompleta.
As finalidades do tratamento e os destinatários das transferências são elementos essenciais do registo VERBİS.
- A realização dos processos dos funcionários
- Gestão das relações com os clientes
- Processos de contratação
- Finanças e operações contabilísticas
- Atividades de marketing
- Processos de segurança da informação
- Notificação às instituições públicas competentes
O registo VERBIS deve também indicar quanto tempo os dados pessoais são armazenados.
Os prazos de conservação não devem ser arbitrários; avaliam-se em conjunto a legislação, relações contratuais, prazos de prescrição e políticas da empresa.
Devem definir-se procedimentos de apagamento, destruição ou anonimização para dados cujo prazo de conservação terminou.
8️⃣ Selecionar medidas técnicas e administrativas
As medidas técnicas e administrativas para a segurança dos dados são igualmente declaradas no registo VERBIS.
Esta secção deve refletir o nível real de segurança da empresa.
- Autorização de acesso
- Registos de eventos
- Encriptação
- Matriz de permissões
- Políticas de backup
- Compromissos de confidencialidade dos trabalhadores
- Formações de sensibilização do KVKK
- Testes de intrusão e auditorias de segurança
Uma vez que todas as informações são introduzidas, o registo é aprovado.
No entanto, uma vez que o registo do VERBIS está completo, o processo não está terminado.
O registo VERBIS também deve ser atualizado quando houver uma mudança nas atividades de processamento de dados da empresa.
Um novo CRM, transferências para o estrangeiro, novos canais de marketing ou o início do tratamento de categorias especiais de dados podem exigir a atualização do registo VERBİS.
Erros frequentes no registo VERBİS- Registo antes de preparar o inventário
- Declaração incompleta das categorias de dados
- Não considerar categorias especiais de dados pessoais
- Determinação aleatória dos tempos de retenção
- Grupos de destinatários incompletos
- Descrição incorreta dos procedimentos de transferência internacional
- Incoerência entre o registo VERBİS e os avisos de privacidade
O tempo necessário para o registo VERBİS depende da estrutura de tratamento de dados da empresa.
A preparação pode ser mais curta nas empresas com tratamentos limitados e simples;
o processo deve ser mais abrangente nas empresas com várias filiais, comércio eletrónico ou grande volume de dados de trabalhadores e clientes.
- Empresas em estrutura simples: alguns dias
- Empresas de médio porte: 1-2 semanas
- Empresas com várias filiais ou departamentos: 2–4 semanas
- Empresas com inventário incompleto: preparação mais longa
Após o registo do VERBIS ser concluído, o processo de conformidade KVKK da empresa continua.
O registo, por si só, não significa conformidade plena.
- Atualizar os avisos de privacidade
- Verificar os procedimentos de consentimento explícito
- A política de conservação e eliminação deve ser aplicada
- Dar formação KVKK aos trabalhadores
- Rever os contratos com subcontratantes
- As tecnologias de rastreamento digital e de Cookies também devem ser avaliadas
O registo do VERBIS é apenas parte do processo de conformidade do KVKK.
Para um registo correto, analisam-se primeiro os tratamentos reais da empresa e prepara-se depois uma declaração VERBİS que os reflita.
Um registo VERBIS defeituoso ou incompleto pode levar a sérios problemas de conformidade em futuras auditorias e processos de queixa.
O registo VERBİS deve, por isso, ser considerado como um trabalho de conformidade jurídica, administrativa e técnica, em vez de uma simples introdução técnica de dados.
Na B10 Digital Agency, apoiamos organizações na análise das obrigações VERBİS, preparação do inventário,
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São preparadas categorias de dados, finalidades de tratamento e tempos de retenção. ⚖️ Plano de conformidade do KVKK
Organizamos avisos de privacidade, procedimentos de eliminação, relações com subcontratantes e medidas técnicas e administrativas.
Recomenda-se uma análise prévia para que o registo VERBİS reflita os tratamentos reais da empresa.
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Em primeiro lugar, o inventário de tratamento de dados é preparado, em seguida, as informações do responsável pelo tratamento, categorias de dados, finalidades de tratamento, tempos de retenção e medidas são declarados no sistema VERBIS.
O inventário de dados é obrigatório para o registo do VERBIS?É necessário preparar um inventário para um registo VERBİS adequado. Sem inventário, o registo pode ser incompleto ou incorreto.
Quanto tempo demora o registo VERBİS?Depende do tamanho da empresa e da sua estrutura de processamento de dados. Pode levar vários dias em estruturas simples, várias semanas em estruturas mais complexas.
Preciso de atualizar depois de me ter registado?Sim. O registo VERBİS deve ser atualizado quando as atividades de tratamento mudam.
Fontes e documentos relacionados
Estes documentos servem de referência para os métodos e regras abordados neste artigo.